Дпя обеспечения выполнения задач, поставленных перед исполнителями в рамках процессного управления, используется workflow-система, координирующая выполнение регламентируемой цепочки операций, составляющих бизнес — процесс.
Организации имеют множество бизнес — процессов, которые могут быть автоматизированы в рамках системы workflow. На каждой функции в выполнении поставленной задачи принимают участие различные исполнители, рабочие группы или организации. В любой организации существует набор бизнес-процессов, которые можно и/или необходимо автоматизировать с целью уменьшения потерь информации, ускорения взаимодействия между исполнителями и повышения общей управляемости предприятия.
В основу методологии формального описания бизнес-процессов в АСРЗ "Кэррот" положено понятие диаграммы Мура. Диаграмма Мура представляет собой изображенный на плоскости ориентированный граф, вершины которого взаимно однозначно соответствуют состояниям конечного автомата, а дуги — входным символам. Каждый описываемый бизнес-процесс предварительно представляется в виде автомата, состояния (этапы) которого суть выполняемые в ходе бизнес-процесса элементарные операции, а алфавит определяет направление и способы изменения состояния автомата (или перемещения автомата между этапами).
Определение примитивов, используемых при описании бизнес-процессов
Для создания практического механизма реализации бизнес-процессов в автоматизированной системе разработан формализм описания бизнес-процессов. Под бизнес-процессом в АСРЗ понимается схема, определяющая состав состояний, используемых при описании бизнес-процесса, а также перечень допустимых переходов между этими состояниями. Под бизнес — единицей (БЕ) в АСРЗ понимается совокупность схем, относящихся к бизнес-подразделению (компания, филиал, группа подразделений компании и пр.). Каждая инсталляция БЕ характеризуется собственным уникальным транспортным портом, через который она может взаимодействовать с другими БЕ. С точки зрения реализации каждая БЕ представляет собой независимую структуру таблиц, основными из которых являются: справочник этапов, справочник переходов, таблица схем БП, таблица этапов схем БП, таблица переходов схем БП, справочник ресурсов, таблица Заявок и таблица этапов прохождения заявок (история Заявки). Под этапом бизнес-процесса понимается уникально идентифицируемое именно для данного бизнес-процесса состояние конечного автомата (оно же вершина графа при графическом отображении). Этапы бывают:
- начальными. На начальный этап попадает заявка при заведении либо через АРМ (раздел «новая заявка»), либо при поступлении сообщения с типом «init» по транспортному протоколу от «вышестоящей» БЕ;
- конечными. При переходе на конечный этап осуществляется последовательная обработка заявки с последовательным переводом ее на асинхронные этапы в соответствии с актуальным набором ресурсов и их приоритетом;
- тупиковыми (с этих этапов не предусмотрено ни одного перехода). Как правило тупиковые этапы являются и конечными;
- обычными (не подпадающими ни под один из вышеперечисленных типов).
Для индикации состаяния этапа используется специальная кодификация в виде «мейджиков». Любой этап в любой схеме может иметь произвольное количество мейджиков. Однако в зависимости от назначения некоторые мейджики могут иметь ограничения по использованию (например, мейджик начального этапа может использоваться только на одном из этапов схемы).
Под заявкой понимается абстрактный субъект, в отношении которого проводится бизнес-процесс. Все заявки в пределах БЕ имеют уникальные идентификаторы.
Под ресурсом в workflow АСРЗ понимается абстрактная сущность (имеющая только название) и принимающая два значения, означающие имеет или нет та или иная заявка ресурс данного наименования. Понятие ресурса используется для упрощения алгоритма прохождения заявок в схемах с большим количеством ветвлений. Наличие на заявке ресурса автоматически приводит к вызову соответствующего данному ресурсу асинхронного этапа при попытке перевода заявки на конечный этап. По сути этот механизм аналогичен асинхронному прерыванию в алгоритмике операционных систем.
Ключевой пользователь АСРЗ (КП АС) — это персонифицированный посредством системы разграничения доступа субъект бизнес-процесса, идентифицируемый посредством процедуры авторизации при начале сессии работы с АСРЗ и отвечающий за выполнение элементарных операций на одном или нескольких этапах и выбор направления перехода Заявки по результатам обработки на данном этапе.
История заявки — это упорядоченная по времени последовательность информации о движении заявки (трасса) с момента ее возникновения в системе (по факту каждого перехода сохраняется следующая информация: время перехода; этап, на который осуществляется переход; КП, осуществивший переход; комментарий).
Для создания схемы формального описания бизнес-процесса необходимо с помощью АРМ работы с нормативно-справочной информации (НСИ) сформировать и заполнить следующие таблицы:
- таблица этапов (раздел «Список этапов прохождения заявки», заполняются поля: номер этапа, полное наименование этап, короткое наименование этапа). При редактировании допускается только изменение наименований. Удаление этапа из справочника возможно только до момента его использования при создании Схемы. Следует учитывать, что наименования этапов этой таблицы могут использоваться всеми схемами БП в пределах БЕ;
- таблица справочник переходов (раздел «Коды завершения этапов», заполняются поля: код перехода (разделение на положительные и отрицательные значения используются в некоторых отчетах для классификации «положительный» / «отрицательный» результат), полное наименование перехода, короткое наименование перехода) При редактировании допускается только изменение наименований. Удаление перехода из справочника возможно только до момента его использования при создании Схемы. Следует учитывать, что наименования переходов этой таблицы могут использоваться всеми схемами БП в пределах БЕ;
- таблица асинхронных ресурсов (раздел «настройка асинхронных ресурсов», заполняются поля: название ресурса, ID ресурса (используется в качестве параметра в мейджиках управления ресурсом), код этапа, используемого для освобождения ресурса, приоритет обработки ресурса). Поскольку ресурсы, создаваемые в данной таблице, могут использоваться всеми схемами БП в пределах БЕ, ресурсы по своему использованию следует различать на уникальные (относящиеся только к одному БП) и разделяемые. Для разделяемых ресурсов в качестве асинхронного этапа, предназначенного для обработки ресурса, следует использовать один и тот же.
Иерархия взаимодействия бизнес-процессов
В АСРЗ предусмотрены два вида иерархии при группировке БП: внешняя и внутренняя. При внешней синхронизации взаимодействующие БП относятся
При внешней иерархии взаимодействие всегда организуется на по-парной основе. Один из БП пары является родительским, а второй подчиненным. При этом один и тот же БП может являться родительским для нескольких подчиненных. В свою очередь подчиненный БП может одновременно взаимодействовать с несколькими родительскими. Другими словами это означает, что один и тот же родительский БП может «обслуживать» заявки из нескольких родительских.
Столь гибкая система организации взаимодействия БП достигается за счет уникальной идентификации заявок АСРЗ. В момент создания каждая заявка автоматически получает номер, являющийся уникальным
Следует отметить, что иерархия подчиненности может иметь произвольную глубину: любой подчиненный БП может стать родительским, инициировав создание дочерней Заявки в любом другом БП не исключая, в том числе и БП родительской БЕ.
Для взаимодействия между БП на уровне внешней иерархии в АСРЗ разработан специальный интерфейс, основанный на механизмах протокола электронной почты (SMTP). Данный протокол выбран из соображений:
- гарантированной доставки (с подтверждением отправляющей системе);
- широкого распространения практически во всех офисных системах;
- наличия встроенных механизмов логирования;
- устойчивости к сетевым ошибкам;
- возможности использования в качестве родительских информационных систем, отличных от АС «Кэррот».
Широкие возможности конструктора бизнес-процессов АСРЗ "Кэррот" позволяют создавать хорошо продуманные и эффективные системы автоматизации бизнес-процессов для предприятий различных масштабов и рода деятельности.